Digitalização de documentos e assinaturas é importante para reduzir o uso de papel nos escritórios. Além de diminuir o impacto ambiental, a mudança aumenta a segurança, reduz custos e otimiza processos.
São Paulo, 01 de setembro de 2023 - Nos últimos anos, o impacto ambiental causado pelas atividades humanas passou a ser cada vez mais discutido na sociedade. Somando a pressão social dos consumidores com as regulamentações legais de responsabilidade ambiental, se tornou comum a criação de métricas e metas de ESG (Environmental Social Governance), assim como a formação de conselhos e equipes totalmente voltadas para este tema nas empresas. Consequentemente, o cuidado com o meio ambiente ganhou relevância no compliance e manutenção de imagem da marca.
Apesar de algumas gestões ainda enxergarem a responsabilidade ambiental como um desafio, pequenas ações dentro dos escritórios podem contribuir bastante para o cumprimento de metas de ESG, além de reduzir custos, aumentar a segurança, diminuir a burocracia e otimizar processos. Um ótimo exemplo de como isso pode ser colocado em prática é simplesmente reduzir o uso de papel.
De acordo com a Abrelpe (Associação Brasileira de Empresas de Limpeza Pública e Resíduos Especiais), o lixo de papel ou papelão descartado no Brasil chega a 4,7 milhões de toneladas por ano. Em média, nosso país gera quase 80 milhões de toneladas de lixo todos os anos, mas apenas 4% é reciclado. Conforme explica Alisson Sehn, gerente de relacionamento da AVMB, empresa desenvolvedora do Asten Assinatura, a redução de papel no ambiente corporativo é algo simples que já está disponível no mercado e, além de não ser custoso, aumenta muito a produtividade de áreas como administração e recursos humanos e é uma medida urgente para melhorar estes índices.
Em muitas organizações, ainda existe uma cultura que leva pessoas a imprimirem documentos para assinar. Além do custo com papelaria e impressão, existe o dano ambiental proveniente da energia elétrica e da tinta consumida pela impressora, o dano da produção do papel - que envolve desmatamento e emissão de CO2, e ainda o dano causado pelo deslocamento de pessoas para transportar este pedaço de papel até todas as partes que precisam assiná-lo.
“Vejo muitas empresas levantando a bandeira de ESG, mas quando você chega no departamento, as pessoas ainda estão no papel. A automação de processos como registro do ponto, pedido de férias, envio de documentos, tudo já pode ser digitalizado. Além de ser muito mais produtivo, pois economiza em até 90% o tempo dos funcionários, a falta desses recursos expõe a empresa a riscos de vazamento de informações e, obviamente, prejudica desnecessariamente o meio ambiente”, pontua o gestor.
Segundo Sehn, o Decreto da Digitalização (Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020) estabelece procedimentos padrões para a digitalização de documentos e mantém a validade jurídica dos mesmos. Além disso, já existem muitos incentivos que fomentam a assinatura digital em diferentes processos de negócios para incentivar a redução de papel, a acuracidade e facilitar a localização de documentos quando necessário.
“Reduzir o uso de papel por meio da padronização de assinaturas digitais seguras só traz benefícios para o meio ambiente e para o dia a dia da operação. Em um de nossos clientes, sabemos que eram necessárias mais de 1.000 folhas impressas apenas para o registro de ponto dos funcionários. A solução Asten Assinatura eliminou o uso de papel nesse processo, ajudou consideravelmente o meio ambiente e ainda triplicou a produtividade do time”, explica Sehn.
A boa notícia é que as assinaturas digitais estão se tornando mais populares. Entre 2021 e 2022, a AVMB observou um crescimento de mais de 180% no número de assinaturas digitais feitas pela solução Asten Assinatura, chegando a mais de meio milhão de documentos assinados digitalmente.
“Nos primeiros meses de 2023, somente pelo nosso sistema Asten Assinatura, foram assinados mais de 300 mil documentos. Acreditamos que estes números têm grande sinergia com metas de ESG e ficamos muito felizes em poder realmente contribuir para esta causa de forma simples e prática. Vamos seguir ajudando empresas que estão engajadas em melhorar seus indicadores de impacto ambiental e esperamos ver ainda mais crescimento nos próximos anos”, finaliza.
Sobre a AVMB
Fundada em 2010, a AVMB é uma fornecedora brasileira de sistemas de gestão (ERPs) para instituições públicas de ensino e administração pública municipal. É licenciada pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) para comercialização e atualização do sistema SIE (Sistema de Informações para o Ensino), que, junto com o sistema SIM (Sistema de Informações Municipais), compõe a linha de ERPs oferecidos pela empresa. Em 2015 a empresa lançou a linha Asten - suíte de soluções integradas para gestão de processos corporativos que utiliza tecnologias inovadoras para orquestrar fluxos de informação de maneira rápida e fácil.
Atualmente, dentre os clientes da empresa no setor privado estão empresas como Unimed, Senacs, OABs, Unicred, Melnick e Arcadia, Asper, Grupo Voalle, além de provedoras de serviços de telecomunicações, como Proxxima. No setor público, atende o Congresso Nacional, as Prefeituras de Campinas (SP), Anápolis (GO), Santa Maria (RS) e Pelotas (RS), instituições de ensino como a Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), a Universidade Federal do Espírito Santo (UFES) e a Universidade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre (UFCSPA).
Informação: Agência Prioriza
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